Als zelfstandig ondernemer ben je waarschijnlijk druk met klanten, offertes en je administratie. Maar houd je ook bij hoeveel uur je daadwerkelijk aan je onderneming besteedt? Dat lijkt misschien niet zo belangrijk, maar een goede urenregistratie kan je veel belastingvoordeel opleveren. De Belastingdienst kijkt namelijk niet alleen naar hoeveel uur je werkt, maar ook of je die uren kunt onderbouwen.

Wanneer heb je recht op zelfstandigenaftrek?

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting kun je onder voorwaarden gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek. Daarmee verlaag je je belastbare winst en betaal je mogelijk minder inkomstenbelasting.

Een belangrijke voorwaarde is het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar.

Dat betekent dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden. Ook als je halverwege het jaar begint, blijft deze grens gelden. Werk je daarnaast in loondienst? Dan geldt in bepaalde gevallen ook dat je meer tijd aan je onderneming moet besteden dan aan je andere werkzaamheden. Voor starters bestaat hierop een uitzondering.

Welke uren mag je meetellen?

Veel ondernemers denken dat alleen de uren die ze aan klanten factureren meetellen. Gelukkig is dat niet zo. Ook werkzaamheden achter de schermen tellen mee. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het bijhouden van je administratie en versturen van facturen.
• Het maken van offertes en voeren van klantgesprekken.
• Het onderhouden van je website en zakelijke sociale media.
• Het zoeken naar nieuwe klanten.
• Zakelijke reistijd en relevante bijscholing.

Het belangrijkste is dat je de uren daadwerkelijk aan je onderneming besteedt.

Een urenoverzicht achteraf maken? Dat kan problemen geven

Onlangs oordeelde Rechtbank Gelderland over een ondernemer die zelfstandigenaftrek wilde toepassen. Hij stelde veel tijd te hebben besteed aan onder andere acquisitie, marktverkenning en websiteontwikkeling. Maar zijn urenoverzicht was te algemeen en onvoldoende onderbouwd. De rechtbank vond daarom niet aannemelijk dat hij aan het urencriterium voldeed. Het gevolg: geen zelfstandigenaftrek.

De les? Alleen aangeven dat je veel tijd aan je onderneming hebt besteed, is niet voldoende.

Hoe houd je je uren eenvoudig bij?

Een ingewikkeld systeem is niet nodig. Een Excel-bestand, digitale agenda of urenregistratie-app kan al voldoende zijn. Noteer bij voorkeur dagelijks de datum, de werkzaamheden en het aantal bestede uren. Schrijf bijvoorbeeld niet alleen ‘administratie – 5 uur’, maar maak duidelijk welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd.

Bewaar daarnaast relevante afspraken, offertes en andere documenten. Daarmee kun je je urenregistratie ondersteunen als de Belastingdienst vragen stelt.

Onze tip

Wacht niet tot het einde van het jaar met het vastleggen van je uren. Door dit wekelijks bij te houden, voorkom je dat je achteraf moet reconstrueren wat je allemaal hebt gedaan. Een goede urenregistratie kost weinig tijd, maar kan voorkomen dat je een belangrijk belastingvoordeel misloopt.

Twijfel je of je voldoet aan het urencriterium of welke uren je mag meetellen? Neem gerust contact op met ons.