Ga je als ondernemer voor het eerst personeel aannemen? Dan moet je behoorlijk wat regelen. Denk aan een arbeidsovereenkomst, een salarisadministratie en natuurlijk de aanmelding bij de Belastingdienst.

Goed nieuws: sinds oktober 2026 kun je je digitaal aanmelden voor de loonheffingen. Daarmee wordt het een stuk eenvoudiger om je onderneming als werkgever te registreren.

Waarom moet je je aanmelden voor loonheffingen?

Zodra je personeel in dienst neemt, krijg je te maken met loonheffingen. Denk aan loonbelasting, premies volksverzekeringen en, afhankelijk van de situatie, werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet. Om deze bedragen correct aan te geven, heb je een loonheffingennummer nodig. Je moet je uiterlijk aanmelden op de dag waarop je eerste werknemer in dienst komt. Wacht dus niet tot de eerste salarisbetaling.

Wat is er veranderd?

Voorheen moest je de aanmelding met een pdf-formulier per post versturen. Sinds oktober 2026 kun je hiervoor een digitaal formulier gebruiken. Je logt in met DigiD of eHerkenning, vult de benodigde gegevens in en verstuurt het formulier direct online.

Voor een eenmanszaak kun je DigiD of eHerkenning gebruiken. Heb je een BV, VOF of andere rechtsvorm, dan gebruik je eHerkenning. Ook je administratiekantoor of belastingadviseur kan de aanmelding voor je verzorgen.

Wanneer kun je het digitale formulier gebruiken?

Het formulier is niet alleen bedoeld voor ondernemers die hun eerste werknemer aannemen. Je kunt het onder andere gebruiken wanneer je:

• Voor het eerst of opnieuw personeel in dienst neemt.
• Al loonheffingen aangeeft, maar nu ook premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen.
• Personeel uitleent via een personeels-BV of payrollconstructie.
• Gebruik wilt maken van de regeling voor meewerkende kinderen.

De bestaande papieren formulieren blijven beschikbaar. In bijzondere situaties, bijvoorbeeld bij een buitenlandse onderneming, geldt een andere aanmeldprocedure.

Wanneer ontvang je je loonheffingennummer?

Na de aanmelding ontvang je van de Belastingdienst een loonheffingennummer en een aangiftebrief. Hierin staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen. Meestal ontvang je deze gegevens binnen een week nadat je eerste werknemer is begonnen. Als de Belastingdienst aanvullende informatie nodig heeft, kan het langer duren.

Vergeet de overige verplichtingen niet

Met alleen de aanmelding ben je er nog niet. Je moet ook een loonadministratie inrichten, de identiteit van je werknemer controleren en rekening houden met eventuele cao- en pensioenverplichtingen. Vervolgens moet je doorgaans iedere maand of vier weken aangifte loonheffingen doen. Ook wanneer je tijdelijk geen loon uitbetaalt, kan een aangifteplicht blijven bestaan.

Wij helpen je op weg

Voor het eerst personeel aannemen is een mooie stap voor je onderneming. Maar het brengt ook nieuwe administratieve en fiscale verplichtingen met zich mee. We helpen je graag met de aanmelding bij de Belastingdienst en vervolgens de inrichting en afstemming van je salarisadministratie. Zo weet je zeker dat de administratieve basis goed geregeld is en kun jij je richten op je onderneming.