Het einde van het jaar komt langzaam in zicht. Misschien wil je jouw medewerkers bedanken voor hun inzet met een kerstpakket, cadeaubon of extra bonus. Wist je dat je dit onder bepaalde voorwaarden belastingvrij kunt doen? De werkkostenregeling (WKR) biedt hiervoor mogelijkheden.

Wat is de werkkostenregeling?

Met de werkkostenregeling kun je als werkgever bepaalde vergoedingen en extraatjes belastingvrij aan je werknemers geven. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, cadeaubon, personeelsuitje of een extra bonus. Hiervoor heb je als werkgever een bepaald budget beschikbaar: de zogenaamde vrije ruimte.

Hoeveel vrije ruimte heb je in 2026?

In 2026 bedraagt de vrije ruimte:

• 2% over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom.
• 1,18% over het gedeelte van de fiscale loonsom boven €400.000.

Stel dat je vijf medewerkers hebt met een gezamenlijke fiscale loonsom van €200.000. Dan bedraagt de vrije ruimte in 2026 €4.000.

Heb je gedurende het jaar al €1.500 aan vergoedingen en extraatjes ten laste van de vrije ruimte gebracht? Dan heb je nog €2.500 beschikbaar.

Dit bedrag kun je bijvoorbeeld gebruiken voor kerstpakketten of een extra beloning voor je personeel.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Besteed je meer dan de beschikbare vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever over het meerdere 80% eindheffing.

Heb je bijvoorbeeld nog €1.000 vrije ruimte beschikbaar, maar geef je voor €1.500 aan extra beloningen? Dan betaal je over de overschrijding van €500 een eindheffing van €400.

Het is daarom verstandig om vooraf te bekijken hoeveel ruimte je nog hebt.

Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte

Sommige vergoedingen en voorzieningen zijn onder voorwaarden belastingvrij zonder dat ze meetellen voor de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde reiskostenvergoedingen, opleidingen en koffie of thee op de werkplek. Door deze vergoedingen op de juiste manier te verwerken, blijft er mogelijk meer ruimte over voor andere extraatjes.

Controleer je vrije ruimte vóór het einde van het jaar

Heb je in 2026 nog vrije ruimte over? Dan kan het interessant zijn om deze vóór 31 december te benutten. De ongebruikte vrije ruimte kun je namelijk niet meenemen naar 2027. Houd er wel rekening mee dat de vergoedingen en verstrekkingen aan de fiscale voorwaarden moeten voldoen en correct in de loonadministratie moeten worden verwerkt.

Onze tip: laat tijdig berekenen hoeveel vrije ruimte jouw onderneming nog beschikbaar heeft. Zo weet je welk bedrag je eventueel belastingvrij aan je medewerkers kunt besteden.

Wil je weten hoeveel ruimte er binnen jouw onderneming nog beschikbaar is? Neem gerust contact op met ons. Wij kijken graag met je mee.